Secondo l’eIDAS, una firma elettronica rappresenta “dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare”.

La sottoscrizione elettronica non è quindi semplicemente un atto, ma si tratta di un processo, un processo informatico basato su algoritmi crittografici che permettono di rappresentare un insieme di dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici (documento informatico), utilizzati come metodo di identificazione informatica.

L’eIDAS definisce 3 tipi di firme elettroniche:

1. Semplice*
2. Avanzata (FEA)
3. Qualificata (o Firma Digitale) (FEQ / FD)

I livelli di complessità tecnica e sicurezza sono diversi e crescenti nei 3 tipi di firma.
Spesso siamo tentati di scegliere quello con il più alto livello più alto di sicurezza, anche se potrebbe essere eccessivo per le nostre esigenze e addirittura controproducente.
Non  è utile chiedere ai propri clienti di utilizzare un sistema che implica diversi passaggi complessi e dotazioni (quante persone hanno un dispositivo di firma Digitale?) quando una firma semplice o avanzata può già avere un adeguato livello di validità e sicurezza.
Proseguiamo e proviamo a capire qual è la firma giusta per le tue esigenze.

La firma elettronica semplice è attualmente la procedura più diffusa. Oggi la stragrande maggioranza delle firme elettroniche in commercio sono cosiddette “semplici” perché più idonee e facilitano un utilizzo rapido e fluido.

La firma elettronica semplice corrisponde al primo livello di sicurezza e il riconoscimento legale della firma di un documento.

Il regolamento eIDAS stabilisce anche il principio di non discriminazione. L’ammissibilità legale di una firma, non può quindi essere rifiutata per il fatto che sia in formato elettronico.

Per la FES l’art. 20 comma 1-bis del CAD stabilisce che l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità della soluzione di firma elettronica adottata.

Noi usiamo una Firma Elettronica Semplice perché siamo interessati a gestire in modo “Facile” quei processi che costituiscono la quasi totalità dei casi d’interesse nella quotidianità della maggior parte delle aziende.

Abbiamo introdotto un processo informatico con elevati livelli di sicurezza, integrità e immodificabilità  (art. 20 comma 1-bis del CAD ) per dare ulteriore valore legale. In particolare in FirmaFacile sono presenti:

• un sistema di doppia autenticazione (messaggio inviato al firmatario);
• il tacking di controllo delle firme con indirizzo email del firmatario, indirizzo IP del computer/smartphone usato per la firma, punti di firma grafica
• l’applicazione di marca temporale e archiviazione sostitutiva per rendere immodificabile il documento

• Informativa sulla privacy
• Ordini, Conferme d’ordine, Preventivi
• Condizioni generali di contratto
• Contratti di vendita di beni mobili
• Contratti di lavoro, Contratti di servizio
• Dichiarazioni di riservatezza
• Contratti con il fornitore
• Contratti di locazione
• …

L’articolo 1350 del Codice Civile ai punti da 1 a 12 identifica gli atti o scritture private che debbono essere sottoscritti, a pena di nullità, con firma elettronica qualificata o digitale. In questo elenco non si rilevano le tipologie di documenti sopra elencati.